Beleid tegen witwassen (AML) en klantidentificatie (KYC)

1. Het beleid van po.trade en haar gelieerde ondernemingen (hierna "Het Bedrijf" genoemd) is het verbieden en actief voorkomen van witwassen en elke activiteit die witwassen of de financiering van terroristische of criminele activiteiten faciliteert. Het Bedrijf verlangt van haar bestuurders, werknemers en gelieerde ondernemingen dat zij zich houden aan deze normen om te voorkomen dat haar producten en diensten worden gebruikt voor witwaspraktijken.

2. Binnen het beleid wordt witwassen over het algemeen gedefinieerd als het verrichten van handelingen die zijn bedoeld om de ware oorsprong van crimineel verkregen opbrengsten te verbergen of te maskeren, zodat deze onwettige opbrengsten lijken te zijn verkregen uit legitieme bronnen of legitieme activa vormen.

3. Witwassen vindt doorgaans plaats in drie fasen. Contant geld komt het financiële systeem binnen in de fase van de "plaatsing", waarbij het contant geld dat is verkregen uit criminele activiteiten wordt omgezet in geldinstrumenten, zoals postwissels of cheques voor reizigers, of wordt gestort op rekeningen bij financiële instellingen. In de fase van "verdoezeling" worden de fondsen overgeboekt of verplaatst naar andere rekeningen of financiële instellingen om het geld verder te scheiden van de criminele oorsprong. In de fase van "integratie" worden de fondsen opnieuw in de economie ingebracht en gebruikt voor de aankoop van legitieme activa of om andere criminele activiteiten of legitieme bedrijven te financieren. Terrorismefinanciering houdt mogelijk niet verband met de opbrengsten van crimineel gedrag, maar betreft eerder een poging om de oorsprong of het beoogde gebruik van de fondsen te verbergen, die later voor criminele doeleinden zullen worden gebruikt.

4. Elke werknemer van het Bedrijf, wiens taken verband houden met het leveren van producten en diensten van het Bedrijf en die direct of indirect contact heeft met de klanten van het Bedrijf, wordt verwacht op de hoogte te zijn van de eisen van de toepasselijke wetten en regels die zijn of haar taken beïnvloeden, en het is de uitdrukkelijke plicht van deze werknemer om deze verantwoordelijkheden te allen tijde uit te voeren op een wijze die voldoet aan de eisen van de relevante wetten en regels.

5. De wetten en regels omvatten, maar zijn niet beperkt tot: "Customer Due Diligence for Banks" (2001) en "General Guide to Account Opening and Customer Identification" (2003) van het Basel Comité voor banktoezicht, de negentig aanbevelingen tegen witwassen van de FATF, de USA Patriot Act (2001), en de wet ter voorkoming en bestrijding van witwaspraktijken van (1996).

6. Om ervoor te zorgen dat dit algemene beleid wordt nageleefd, heeft het management van het Bedrijf een doorlopend programma opgezet en onderhouden met als doel de naleving van de relevante wetten en regels en de preventie van witwassen te waarborgen. Dit programma heeft als doel de specifieke regelgeving binnen de gehele groep te coördineren binnen een geïntegreerd kader, zodat het risico van blootstelling aan witwassen en terrorismefinanciering effectief beheerd kan worden binnen alle bedrijfsunits, functies en rechtspersonen.

7. Elk van de gelieerde ondernemingen van het Bedrijf is verplicht om te voldoen aan het AML- en KYC-beleid.

8. Alle identificatiedocumentatie en serviceregistraties worden bewaard voor de minimumperiode zoals vereist door de lokale wetgeving.

9. Alle nieuwe werknemers ontvangen een training tegen witwassen als onderdeel van het verplichte introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Alle toepasselijke werknemers zijn ook verplicht jaarlijks AML- en KYC-training te volgen. Deelname aan aanvullende gerichte trainingsprogramma’s is verplicht voor alle medewerkers met dagelijkse AML- en KYC-verantwoordelijkheden.

10. Het Bedrijf heeft het recht om van de klant te verlangen dat hij/zij de registratiegegevens bevestigt die bij het openen van de handelsrekening zijn opgegeven, naar eigen goeddunken en op elk moment. Om de gegevens te verifiëren, kan het Bedrijf van de klant notariële kopieën opvragen van: paspoort, rijbewijs of nationale identiteitskaart; bankafschriften of energierekeningen om het woonadres te bevestigen. In sommige gevallen kan het Bedrijf de klant vragen een foto te verstrekken waarop de klant zijn/haar identiteitskaart dicht bij het gezicht houdt. Gedetailleerde vereisten voor klantidentificatie staan vermeld in het AML-beleid op de officiële website van het Bedrijf.

11. De verificatieprocedure is niet verplicht voor de identificatiegegevens van de Klant indien de Klant geen dergelijk verzoek van het Bedrijf heeft ontvangen. De Klant kan op vrijwillige basis een kopie van het paspoort of een ander document ter identificatie opsturen naar de klantendienst van het Bedrijf om de verificatie van de genoemde persoonsgegevens te waarborgen. De Klant dient er rekening mee te houden dat bij het storten/opnemen van gelden via bankoverschrijving, hij/zij documenten moet overleggen ter volledige verificatie van naam en adres, in verband met de specifieke vereisten voor de uitvoering en verwerking van banktransacties.

12. Indien de registratiegegevens van een klant (volledige naam, adres of telefoonnummer) zijn gewijzigd, is de klant verplicht om onmiddellijk de klantenservice van het Bedrijf op de hoogte te stellen van deze wijzigingen met het verzoek deze gegevens aan te passen of de wijzigingen zelfstandig door te voeren in het gebruikersprofiel.

12.1. Om het telefoonnummer te wijzigen dat bij de registratie van het klantprofiel is opgegeven, moet de klant een document overleggen dat het eigendom van het nieuwe telefoonnummer bevestigt (overeenkomst met een mobiele provider) en een foto van het identiteitsbewijs dicht bij het gezicht van de klant. De persoonlijke gegevens van de klant moeten in beide documenten hetzelfde zijn.

13. De klant is verantwoordelijk voor de authenticiteit van de documenten (en kopieën daarvan) en erkent het recht van het Bedrijf om contact op te nemen met de bevoegde autoriteiten van het land dat de documenten heeft uitgegeven om de authenticiteit te verifiëren.